共用施設の利用料の集め方｜口座振替・キャッシュレス・現金の比較と会計の注意点
文・合同会社SBGG
ゲストルームやパーティールームの利用料は、1回の金額は小さくても、受け取り・領収書・集計・未払いの確認と手間がかかります。現金を管理員室で預かる運用は、紛失や記録漏れの心配もあります。
この記事では、共用施設の利用料の集め方を「管理費と一緒に口座振替」「キャッシュレス」「現地で現金」の3つで比べ、手数料の負担と会計の注意点をまとめます。
利用料はどこに入るお金か
マンション標準管理規約では、駐車場使用料その他の共用部分等に係る使用料は、それらの管理に要する費用に充てるほか、修繕積立金として積み立てるとされています（第29条）。利用料は管理組合の収入であり、使用料の額と徴収の方法は総会の決議事項です（第48条）。
管理会社が管理組合に代わって受け取る場合は、管理委託契約に定めがあるか、管理組合の財産と分けて扱えているかを確認します。
3つの集め方の比較
| 管理費と一緒に口座振替 | キャッシュレス | 現地で現金 | |
|---|---|---|---|
| 住民の手間 | なし（翌月に引き落とし） | 予約のときにカードなどで払う | 管理員室で払う |
| 管理側の手間 | 月末に住戸ごとの合計を出す | ほぼなし（入金を確認） | 受け取り・領収書・保管・集計 |
| 未払いの起こりやすさ | 低い（残高不足のときだけ） | 低い（先払い） | 受け取り忘れが起こりやすい |
| 手数料 | 既存の口座振替の手数料の範囲 | 決済の手数料がかかる | なし（現金の管理の手間） |
| 向いている施設 | 定額で回数の多い施設 | ゲストルームなど金額の大きい施設 | 利用の少ない施設・高齢の住民が多いマンション |
1つに絞る必要はありません。マンションごと・施設ごとに使える方法を選び、住民が選べるようにするのが現実的です。
利用料の金額の決め方
利用料は、施設を維持する費用をまかないつつ、使う人と使わない人の公平を保つためのものです。次の費用を1年分で見積もり、想定の利用回数で割ると、目安が出ます。
| 費用 | ゲストルーム | パーティールーム・集会室 |
|---|---|---|
| 清掃 | 利用ごとの清掃・ベッドメイク | 定期清掃（利用者の清掃を前提にすることも） |
| リネン・消耗品 | シーツ・タオル・アメニティ | ごみ袋・消耗品 |
| 光熱費 | 空調・給湯 | 空調・照明 |
| 備品の更新 | 寝具・家電 | テーブル・椅子・食器 |
| 事務 | 鍵の受け渡し・予約の受付 | 鍵の受け渡し・予約の受付 |
たとえば、ゲストルームの清掃とリネンに1回3,500円、光熱費と備品の更新に年24万円かかり、年120泊の利用を見込むなら、1泊あたり3,500円＋2,000円＝5,500円が費用の目安になります。近くのホテルの料金より大きく安いと予約が集中しやすく、高すぎると使われません。周辺の相場と費用の両方を見て決めます。
利用料の額を変えるときは、総会の決議が必要です。値上げの前に、稼働の偏りを回数制限で直せないかも検討します（使用細則のひな形）。
管理費と一緒の口座振替で集める手順
管理費・修繕積立金の口座振替の仕組みにのせる方法です。住民の新しい手続きが要らないため、導入しやすい方法です。
- 予約ごとに利用料を記録する（予約の時点で金額が決まるようにしておく）。
- 月末に、住戸ごとの利用料の合計を一覧にする（CSV など）。
- 管理費等の請求データに「施設利用料」として加え、翌月に引き落とす。
- 取り消しで取消料が発生した分も、同じ一覧に入れる。
- 引き落とし後、未収の住戸を確認し、管理費の未収と同じ手順で督促する。
口座振替の請求の項目を増やすときは、収納代行会社との契約と、管理組合の会計の科目を事前に確認します。
キャッシュレスの手数料は誰が負担するか
キャッシュレスでは決済の手数料がかかります。負担の仕方は大きく2つです。
- 管理組合が負担：利用料から手数料が差し引かれて入金される。利用料の額は変えずに済むが、管理組合の収入が減る。
- 選んだ住民が負担：利用料とは別にサービス料を上乗せする。管理組合の収入は利用料の全額になる。
なお、カード会社の規約では、カードで払う人にだけ「決済手数料」を上乗せすることは一般に認められていません。住民の負担にする場合は、決済の手数料ではなく、予約・決済サービスの利用料として示す方法がとられます。
現金で受け取るときのルール
- 受け取った日・受け取った人・金額を、その場で記録する（台帳または管理画面）。
- 領収書は2枚複写か、記録の画面を見せて代える。
- 管理員室に置く現金の上限を決め、定期的に入金する。
- 月末に、記録の合計と現金の額を2人で確認する。
未払い・取消料のトラブルを防ぐ
未払いの多くは「払ったつもり」「取り消したつもり」から始まります。予約と支払いの記録を1か所にまとめ、予約が確定した時点で住民に金額と支払い方法、取り消しの期限を伝えておくと、行き違いが減ります。
期限を過ぎた取り消しで利用料をいただくかどうかは、使用細則に定めておきます。定め方は 使用細則のひな形とキャンセル規定の例 をご覧ください。
KYOYO での集め方
KYOYO では、マンションごとに「管理費と一緒に口座振替」「キャッシュレス」「現地で現金」から使う方法を選べ、住民のスマホには選んだ方法だけが出ます。口座振替は予約に利用料を記録するだけでお金は動かさず、月末に住戸ごとの合計を CSV で出せます。キャッシュレスの決済の費用は、選んだ住民が「オンライン決済サービス料」として負担し、利用料は全額が収納先の口座に入ります。
出典・参考
法令・公的な資料は、記事の公開日・更新日の時点で確認したものです。個別の判断は、規約・契約の内容とあわせて専門家にご確認ください。